做好項(xiàng)目范圍管理的要點(diǎn)
發(fā)布時(shí)間：2023/3/15 9:26:00
范圍管理保證項(xiàng)目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項(xiàng)目范疇內(nèi)的，哪些不是。項(xiàng)目中哪些該做，哪些不該做，做到什么程度，都是由“范圍管理”來決定的。范圍管理的基本內(nèi)容包括：項(xiàng)目啟動(dòng)、范圍計(jì)劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制等等。以下所討論的是其中比較重要的部分。
1.編制范圍計(jì)劃。
“公欲善其事，必先利其器”。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要想真正管理好項(xiàng)目范圍，沒有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。國外曾經(jīng)有人對項(xiàng)目失敗原因進(jìn)行調(diào)查，其中計(jì)劃被放到了首位，可見它在項(xiàng)目管理中的重要性。我們這里首先強(qiáng)調(diào)的就是周密地做好范圍計(jì)劃編制。范圍計(jì)劃編制是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作(項(xiàng)目范圍)漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過程。做范圍計(jì)劃編制工作是需要參考很多信息的，比如產(chǎn)品描述，首先要清楚最終產(chǎn)品的定義才能規(guī)劃要做的工作，項(xiàng)目章程(典型的例子是合同)也是非常主要的依據(jù)，通常它對項(xiàng)目范圍已經(jīng)有了粗線條的約定，范圍計(jì)劃在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入和細(xì)化。范圍計(jì)劃中究竟應(yīng)該包含哪些內(nèi)容呢?不同的計(jì)劃詳盡程度自然不一樣，其中范圍說明和范圍管理計(jì)劃必須包含在內(nèi)。
范圍說明在項(xiàng)目參與人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識，作為未來項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說明中至少要說明項(xiàng)目論證、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目論證是商家的既定目標(biāo)，要為估算未來的得失提供基礎(chǔ);項(xiàng)目產(chǎn)品是產(chǎn)品說明的簡要概況;項(xiàng)目可交付成果一般要列一個(gè)子產(chǎn)品級別概括表，如：為一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目設(shè)置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊、人機(jī)交互學(xué)習(xí)程序等。任何沒有明確要求的結(jié)果，都意味著它在項(xiàng)目可交付成果之外;項(xiàng)目目標(biāo)是要考慮到項(xiàng)目的成功性，至少要包括成本、進(jìn)度表和質(zhì)量檢測。項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)該有標(biāo)志(如：成本、單位)和絕對的或相對的價(jià)值(如：少于150萬美元等)。不可量化的目標(biāo)(如：“客戶的滿意程度”)要承擔(dān)很高的風(fēng)險(xiǎn)。
范圍管理計(jì)劃是描述項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理，項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相一致等問題的。它也應(yīng)該包括一個(gè)對項(xiàng)目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評估(比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少)。范圍管理計(jì)劃也應(yīng)該包括對變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類(當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時(shí)候，做到這點(diǎn)特別困難，但絕對必要)等問題的清楚描述。
2.范圍分解。
計(jì)劃明確了，然而該做哪些事情似乎還是一把抓，因?yàn)橥瓿身?xiàng)目本身是一個(gè)復(fù)雜的過程，必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元才能一目了然，最終得出項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。恰當(dāng)?shù)姆秶x對項(xiàng)目成功十分關(guān)鍵，當(dāng)范圍定義不明確時(shí)，變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。
比較常用的方式是以項(xiàng)目進(jìn)度為依據(jù)劃分WBS，第一層是大的項(xiàng)目成果框架，每層下面再把工作分解，這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時(shí)間感強(qiáng)，評審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。Microsoft的項(xiàng)目管理工具Project就可以自動(dòng)為各個(gè)層次的任務(wù)編碼。
3.范圍變更。
一個(gè)項(xiàng)目的范圍計(jì)劃可能制訂的非常好，但是想不出現(xiàn)任何改變幾乎是不可能的。因此對變更的管理是項(xiàng)目經(jīng)理必備的素質(zhì)之一。項(xiàng)目經(jīng)理在管理過程中必須通過監(jiān)督績效報(bào)告、當(dāng)前進(jìn)展情況等來分析和預(yù)測可能出現(xiàn)的范圍變更，在發(fā)生變更時(shí)遵循規(guī)范的變更程序來管理變更。我們強(qiáng)烈建議企業(yè)的項(xiàng)目管理體系中包含一套嚴(yán)格、高效、實(shí)用的變更程序，它對管好項(xiàng)目至關(guān)重要。變并不糟糕，糟糕的是缺乏規(guī)范的變更管理過程。范圍變更的原因是多方面的，比如用戶要求增加產(chǎn)品功能、環(huán)保問題導(dǎo)致設(shè)計(jì)方案修改而增加施工內(nèi)容。